Організаційна структура компанії — це база. Ще років 10 тому перші ідеї власної справи я записувала на листочку: просто малювала схему, писала, хто що буде робити. А зараз і досі є компанії, які працюють десятиліттями й закривають очі на оргсхему та бізнес-процеси.
Аліна Кашапова — танцюючий маркетолог, лідер і натхненник об’єднання Marketing Office, директор відділу маркетингу проектів, бізнес консультант та управлінець.
Відкрила свій бізнес під час війни й розвиває українські компанії та особисті бренди.
Навіть якщо бізнес складається з одної людини, ви повинні знати, у який момент яку зону відповідальності зараз перекриваєте.
Робити будь-що треба усвідомлено, не хапатися за усе водночас. Хто ви у цей момент? HR, фінансист, маркетолог?
Уже сьогодні підприємець має думати, як і що буде делегувати з розвитком компанії. Через безпросвітний хаос у процесах делегувати буде неможливо: кожна дрібниця буде сприйматися як «це усе моя робота».
ОРГАНІЗАЦІЙНА СТРУКТУРА — ЦЕ…
Для середнього бізнесу організаційна структура буде складатися з відділів, до яких входить певна кількість людей, які виконують свої задачі.
Для малого бізнесу організаційна структура підприємства виглядатиме як 1 людина = цілий напрям. Наприклад, коли маркетолог перекриває відділ маркетингу, один продажник — відділ продажів.
Наприклад, ваш маркетолог із часом може додавати інших спеціалістів й управляти маркетинговою діяльністю, а не робити все руками. Зазвичай ставити величезний відділ маркетингу, коли малі об’єми роботи, не варто. Отримаєте зайве роздування штату. Додавати інші напрямки треба, коли бізнес до цього готовий.
НЕ ТАКА СТРАШНА ОРГАНІЗАЦІЙНА СТРУКТУРА, ЯК ЇЇ МАЛЮЮТЬ
Коли постає питання оргструктури, це лякає. Якщо прогуглити, всі схеми компаній ідеальні, їх так багато!
Повірте, написавши організаційну структуру свого бізнесу, ви зрозумієте: набагато страшніше було її не мати!
З ЯКИМИ ПРОБЛЕМАМИ СТИКАЮТЬСЯ ПІДПРИЄМЦІ, ЯКІ ЩОДНЯ ДІЮТЬ БЕЗ УСВІДОМЛЕННЯ РОЛЕЙ І РОЗПОДІЛУ ОБОВ’ЯЗКІВ:
- Сам підприємець не розуміє, чому нічого не встигає.
А виявляється, що ця людина займає 11 посад у своєму бізнесі. Задача №1 — працювати усвідомлено, знати свої ролі. Коли маєте закрити 11 професій, всі 11 робляться погано, й так бізнес не може розвиватися.
- Коли нема розподілу зон відповідальності, люди будуть просто вигоряти і звільнятися.
Наприклад, власник компанії наймає SMM-спеціаліста, людина відповідальна. Тоді на неї перекладають купу інших задач. Це діє короткий час, а далі співробітник починає погано робити й минулі обов’язки, й нові. Результат — звільнення, що зовсім невигідно роботодавцю, і 50% провини тут саме на менеджменті.
- Хаос у задачах.
Не може бути ефективною робота, коли працівник не знає, за що відповідає. Коли стається якась ситуація, підприємець не може знайти відповідального і втрачає кошти.
- Демотивація — етап вигорання.
Коли людина не знає, який вклад робить в бізнес, для чого їй посада, не зможе робити щось направлене на розвиток. Не зможе ініціювати покращення, вдосконалювати, прибирати неефективні речі. Розгублені працівники автоматично виконують роботу, але не розвивають компанію.
КЕЙСИ КЛІЄНТІВ MARKETING OFFICE, КОЛИ ОРГАНІЗАЦІЙНА СТРУКТУРА ЗМІНИЛА БІЗНЕС НА КРАЩЕ
Саме кейси клієнтів, для яких будуємо відділ маркетингу або проводимо консалтинг, надихнули створити цю статтю! Функціональна організаційна структура управління компанією — перша кулька снігової лавини змін на краще.
Кейс. Завдяки оргсхемі побачили зони росту
Коли розписали організаційну структуру для клієнта, виявили відсутність топ-менеджменту. У компанії був один менеджер — сам власник, який не розумів, що має робити CEO. Далі — десяток лінійних працівників. Через CEO проходило УСЕ: від прийняття рішення по клієнту до дрібних задач, як затвердити сторіс.
При такій організаційній структурі шлях делегування закритий, CEO 24/7 виконує операційні задачі й не може масштабуватися, не має жодного плану. Разом зрозуміли, що є 2 напрями делегування: розвиток бізнесу і реалізація послуг. Об’єм роботи величезний, тому як перший крок ввели посаду заступника директора.
Завдяки організаційній структурі й чітким прописаним обов’язкам співробітники відчули полегшення. Менеджери з продажу чітко поділили зони відповідальності й стали ефективнішими.
Кейс. За рахунок оргструктури покращили продажі
У компанії з продажу навчань просіли продажі. Розбирали бізнес-процеси, щоб знайти причину. Прописали організаційну структуру, усю гору задач розподілили. Так зрозуміли, що бізнесу не вистачає sales-менеджера та івент-менеджера для організації курсів. Введення цих посад допомогло закрити прогалини, налагодити процес і отримувати більший прибуток.
Кейс нашої команди Marketing Office
Marketing Office організаційна структура дала бачення кар’єрного зросту для багатьох працівників. Наприклад, зараз у нас працює один HR, відповідає за дві зони. Але людина чітко знає: коли вона зробить вклад у компанію, знайде необхідних людей, може бути HR-директором. Це розвиває бізнес і амбітних працівників.
Якщо у вас виходить ефективно працювати, заробляти без оргструктури, це класно! Але вона треба, щоб побачити зони росту та куди розвивати бізнес.
Організаційна структура менеджменту показує команді можливості розвитку у компанії. Усі ми хочемо працювати із крутими спеціалістами, та саме їм треба чіткі обов’язки, крутий підхід компанії, цінності. Коли роботодавець не зробив навіть розподілу обов’язків, то як працівник може довіритися компанії?
ОСНОВНІ ТИПИ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ СТРУКТУР У БІЗНЕСІ
Деякі можуть слугувати за приклад:
◉ Ієрархічна організаційна структура — піраміда, коли на чолі стоїть керівник, а на кожному рівні нижче наступні рівні підпорядковуються попереднім.
◉ Функціональна — на чолі стоїть гендиректор, а на чолі кожного відділу є окремі керівники відділів з певною спеціалізацією.
◉ Горизонтальна — організаційна структура з основним керівником та багатьма лінійними, коли кожен приймає рішення самостійно у своїй зоні відповідальності. Ця схема спрацює тільки для невеликої кількості висококваліфікованих працівників.
◉ Командна — оргструктура з багатьма окремими незалежними командами, що працюють самостійно й незалежно один від одного над різними проектами.
◉ Матрична — система, коли кожен працівник звітує і безпосередньому менеджеру, і керівнику всього проекту. Підійде, наприклад, коли HR, менеджер виконує невелику кількість обов’язків у багатьох проектах.
Серед поширених видів організаційних структур також лінійна, кругова, дивізіонна, віртуальна.
ЯКИЙ ТИП ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ СТРУКТУРИ ВИКОРИСТОВУВАТИ?
Правильної відповіді немає
Задача власника компанії, CEO — зрозуміти, що спрацює найкраще в цей момент розвитку бізнесу з наявними ресурсами та працівниками.
Наприклад, у Marketing Office для 10+ проектів щомісяця з командами із 20-30 людей використовуємо методику Висоцький консалтинг.
Організаційна структура обов’язково складається з CEO і 2 заступників
Власник бізнесу, CEO | |
Директор з розвитку — 1 заступник | Директор з технічних питань — 2 заступник |
Відділи:
| Відділи:
|
Є відділи, що складаються з кількох людей, у кожному має бути свій керівник, директор, head, chief, а є такі, що складаються з одної людини (наприклад, HR).
Хоч у нас уже є CMO-lead, три CMO і потужні команди проектів, не усе одразу й ідеально! Відділ фінансів Marketing Office зараз складається з бухгалтера та CEO Marketing Office. Цей напрям поки що не повністю делегований. CEO все одно має три ролі: CEO, директор з маркетингу, фінансовий директор. Важливо такі свої ролі знати, щоб делегувати з часом.
ЯК РОЗРОБИТИ ЕФЕКТИВНУ ОРГАНІЗАЦІЙНУ СТРУКТУРУ УПРАВЛІННЯ СВОЇМ БІЗНЕСОМ? ЧЕК-ЛИСТ
- Виписати усі обов’язки, які роблять усі люди в компанії, починаючи з себе.
- Розподілити напрямки та поділити їх на зони відповідальності.
- Зони відповідальності сформувати у відділи, департаменти.
- Прописати біля кожного напряму відповідального працівника. Якщо бачимо, що в 6 напрямках відповідальна 1 людина, то може не справитися. Навіть, якщо зараз все окей, з часом точно виникатимуть проблеми, обов’язки треба розподілити.
- Дивимося оргсхему і розраховуємо: а якщо буде в 2 рази більше роботи, клієнтів, дзвінків, що будемо робити? Можемо додавати керівників відділів і заступників — так з цієї оргсхеми малюється нова.
- Організаційна структура може виглядати як теперішня, щоб подивитися зони відповідальності, починати розподіляти обов’язки, і бажана — для цього треба виписати усі обов’язки й написати майбутні прізвища на посади або пусті місця.
- Найважливіший крок — реалізувати структуру. Таблицю постійно треба відкривати, дивитися, що міняється, переживається, скільки років люди на тій самій посаді й ростити працівників, бо так буде рости бізнес.
Головне під час розробки організаційної структури — включати здоровий глузд і дивитися реально на стан справ і можливості, бюджет. Де тріщить, там і змінювати в першу чергу. Наступні відділи додавайте, розвивайте поступово, щоб не роздути оргсхему.
Використовуйте просту схему або звертайтеся для консультації з лідером Marketing Office. Організаційна структура допоможе не гальмувати розвиток, позбутися зайвих процесів і зробити бізнес ефективнішим у кожному відділі!
